Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

IHT Systems is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering, zoals aanvragen, offertes, klantcontact, planning en facturatie. IHT Systems is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69311714. Ons adres is Lijsterberg 2, 3911 DK Rhenen. Ons btw-identificatienummer is NL002408327B71.

Deze verklaring gaat over bezoekers van onze website, aanvragers, klanten, zakelijke contactpersonen en andere personen van wie wij gegevens ontvangen bij onze dienstverlening. Voor persoonsgegevens die wij uitsluitend namens een klant verwerken, gelden daarnaast de afspraken onder ‘Hosting, e-mail en ICT’.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van uw aanvraag en de dienst die u afneemt. Het kan gaan om:

• Contact- en klantgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres en installatie- of serviceadres.
• Aanvraag en communicatie: berichten via formulieren, e-mail, telefoon of WhatsApp, meegestuurde bestanden, afspraken en informatie over uw wensen.
• Opdracht en betaling: offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betaalstatus en betaalgegevens voor zover nodig voor de afhandeling.
• Technische en projectgegevens: foto's, tekeningen, installatiegegevens, apparaat- en serienummers, meetresultaten, inspectierapporten, onderhoudshistorie en informatie over storingen. Deze gegevens zijn persoonsgegevens wanneer ze aan een persoon zijn te koppelen.
• Digitale dienstverlening: gebruikers- en beheerdersgegevens, domeingegevens, supportverzoeken, IP-adressen, technische logs en, voor zover nodig voor de afgesproken dienst, toegang tot klantomgevingen.
• Websitegegevens: technische verzoekgegevens, zoals IP-adres, browsertype, bezochte pagina en tijdstip, voor zover deze door de website en gebruikte voorzieningen worden verwerkt. Voor cookies en vergelijkbare technieken geldt onderdeel 9.

Stuur alleen gegevens die nodig zijn voor uw vraag. Vermijd onnodige identiteitsdocumenten, BSN, medische informatie, wachtwoorden en beelden van omstanders. Voor noodzakelijke toegang tot systemen spreken we een passende overdrachtsmethode af.

3. Waar komen de gegevens vandaan?

Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van u. Soms ontvangen wij ze van een opdrachtgever, beheerder, eigenaar, aannemer, contactpersoon of leverancier die betrokken is bij uw aanvraag of project. Technische gegevens kunnen ontstaan bij installatie, metingen, onderhoud en afgesproken monitoring.

Als wij persoonsgegevens niet van u ontvangen, informeren wij u waar vereist over de bron, de gegevens en het gebruik. Dat doen wij binnen de wettelijke termijn: in beginsel uiterlijk binnen een maand, of eerder bij het eerste contact of de eerste verstrekking. Een wettelijke uitzondering kan van toepassing zijn.

4. Waarvoor gebruiken wij gegevens en op welke grondslag?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor een bepaald doel en met een geldige grondslag. Hieronder staat welke grondslagen bij onze werkzaamheden passen.

Bij een gerechtvaardigd belang beoordelen wij of de verwerking noodzakelijk is en of uw belangen en grondrechten zwaarder wegen. U kunt daartegen bezwaar maken. Toestemming kunt u op ieder moment intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van het gebruik vóór de intrekking.

Gegevens die nodig zijn voor een offerte, uitvoering of wettelijke administratie kunnen noodzakelijk zijn om u te helpen. Zonder die gegevens kunnen wij de aanvraag of dienst mogelijk niet behandelen. Optionele toestemming voor publicatie of marketing is geen voorwaarde voor het afnemen van onze diensten.

5. Installaties, inspecties en slimme apparatuur

Bij elektra, airco's, zonnepanelen, laadpalen, thuisbatterijen, netwerken en keuringen leggen wij alleen vast wat nodig is voor advies, uitvoering, veiligheid, oplevering en afgesproken nazorg. Daarbij kan het gaan om een installatielocatie, schema's, foto's van de situatie, meetwaarden en inspectiebevindingen.

Een technische projectfoto voor uitvoering of bewijs is iets anders dan een foto voor reclame. Voor herkenbare personen, een herleidbaar woonadres of andere herkenbare privégegevens in publicaties vragen wij afzonderlijk toestemming of verwijderen wij de herleidbare elementen.

Apparatuur kan verbonden zijn met een app of fabrikantenportaal. Afhankelijk van de gekozen installatie kunnen daarin apparaatstatus, productie, verbruik, laadgegevens, storingen of accountgegevens worden verwerkt. De concrete gegevens, ontvangers en voorwaarden verschillen per product. Wij lichten de relevante koppeling toe bij het aanbod of de inrichting; de fabrikant informeert over het gebruik waarvoor die zelf verantwoordelijk is.

Beheer of monitoring door IHT Systems vindt plaats binnen de afgesproken dienstverlening en toegang. Een installatie geeft ons niet automatisch toestemming om onbeperkt mee te kijken. Voor camerabeelden of andere gevoelige klantomgevingen maken wij zo nodig aanvullende toegangs- en verwerkersafspraken.

6. Hosting, Exchange, Microsoft 365 en ICT

Bij webhosting, e-mailhosting, Microsoft 365, netwerkbeheer, back-ups en ondersteuning kunnen wij verschillende rollen hebben.

• Voor onze eigen administratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor uw klantgegevens, abonnement, facturatie en contact met uw beheerder.
• Voor de inhoud van uw klantomgeving kunnen wij verwerker zijn. Denk aan mailboxinhoud, bestanden, databases of gebruikersgegevens die wij uitsluitend in uw opdracht hosten, beheren of ondersteunen. De klant bepaalt dan het doel en de grondslag.

Waar wij als verwerker optreden, maken wij verwerkersafspraken over onder meer instructies, beveiliging, toegang, subverwerkers, incidenten en verwijdering of teruggave van gegevens. Deze privacyverklaring vervangt die afspraken niet.

Microsoft en andere betrokken leveranciers kunnen, afhankelijk van de dienst en verwerking, als verwerker of zelfstandig verantwoordelijke optreden. De toepasselijke leveranciersvoorwaarden, gegevenslocaties en doorgiftewaarborgen worden bij de betreffende dienst vastgelegd. Wij beloven niet dat alle cloudgegevens uitsluitend in Nederland worden verwerkt.

Een privacyverzoek over gegevens in de mailbox, website of bedrijfsomgeving van onze klant richt u in beginsel aan die klant. Als wij alleen verwerker zijn, ondersteunen wij de verantwoordelijke bij de afhandeling volgens de gemaakte afspraken.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken alleen gegevens aan partijen die deze nodig hebben voor een omschreven doel en waarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de opdracht kan het gaan om:

• Medewerkers, ingeschakelde monteurs of andere uitvoerende partijen voor planning en uitvoering.
• Leveranciers en fabrikanten voor levering, technische ondersteuning, een overeengekomen registratie of garantieafhandeling.
• Hosting-, e-mail-, software- en IT-dienstverleners voor de afgesproken digitale voorzieningen en onze bedrijfsvoering.
• Administratieve dienstverleners, accountants, betaaldienstverleners en banken voor administratie en betaling.
• Verzekeraars, juridische adviseurs, incassodienstverleners of bevoegde instanties wanneer noodzakelijk voor een concrete claim, geschil of wettelijke verplichting.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Zelfstandig verantwoordelijke partijen hebben eigen verplichtingen en informeren u over hun eigen gebruik. Op verzoek kunnen wij toelichten welke ontvangers bij uw concrete dienst betrokken zijn.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Bij internationale leveranciers kan verwerking of toegang van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan de orde zijn. Welke landen en partijen betrokken zijn, hangt af van de daadwerkelijk gebruikte dienst en instellingen.

Een doorgifte waarvoor de AVG dit vereist, moet steunen op een geldig doorgiftemechanisme, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen met de noodzakelijke beoordeling en aanvullende maatregelen. Een buitenlandse leverancier of een Europese opslaglocatie is op zichzelf geen bewijs dat aan alle doorgiftevoorwaarden is voldaan.

U kunt via [email protected] informatie vragen over de bij uw verwerking betrokken landen en waarborgen en, waar van toepassing, een kopie van de relevante waarborgen ontvangen. Vertrouwelijke gegevens van anderen worden daarbij beschermd.

9. Website, cookies, Analytics en externe diensten

Cookies en vergelijkbare technieken kunnen gegevens op uw apparaat opslaan of uitlezen. De toestemmingseisen gelden ook voor vergelijkbare trackingtechnieken, niet alleen voor traditionele cookies.

• Noodzakelijke functionele technieken: voor een door u gevraagde functie of de technische werking kan een uitzondering op de toestemmingsplicht gelden.
• Beperkte analytische technieken: een uitzondering kan gelden als deze uitsluitend worden gebruikt om de kwaliteit of effectiviteit te meten en geen of slechts geringe gevolgen voor uw privacy hebben.
• Tracking, advertentietechnieken en overige niet-vrijgestelde technieken: daarvoor is voorafgaande geldige toestemming nodig. Weigeren of later intrekken moet mogelijk zijn zonder onnodige drempels.

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de website te verbeteren. Daarbij kunnen gebruiks- en apparaatgegevens worden verwerkt door Google. De actuele configuratie bepaalt welke gegevens worden verwerkt, hoe lang deze worden bewaard en welke partijen toegang hebben. Een aanpassing van een IP-adres betekent niet automatisch dat alle gegevens anoniem zijn of dat toestemming niet nodig is. Meer informatie over de verwerking door Google vindt u in het privacybeleid van Google. Voor eventuele internationale doorgifte geldt onderdeel 8.

Bij het inzetten van toestemmingsplichtige technieken informeren wij u vóór activering over de aanbieder, het doel, de werking, bewaartermijn en relevante gegevensdeling. De concrete cookie-informatie en de mogelijkheid uw keuze te wijzigen horen bij de gebruikte toestemmingsvoorziening. Deze verklaring zelf plaatst geen cookies en regelt geen toestemming voor andere onderdelen van de website.

Op onze website staan links naar WhatsApp en Instagram. Een link naar deze diensten, een reviewplatform of een andere website van een derde brengt u naar een externe dienst. Die partij verwerkt gegevens volgens haar eigen verklaring. Op onze contactpagina is een kaart van Google Maps ingesloten. Daarbij kunnen onder meer uw IP-adres en technische browsergegevens aan Google worden doorgegeven. Voor ingesloten kaarten, video's en sociale inhoud gelden de toepasselijke informatie- en toestemmingsregels; waar toestemming nodig is, moet deze inhoud tot die keuze geblokkeerd blijven. U kunt ook rechtstreeks per e-mail of telefoon contact opnemen.

10. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel. Waar geen vaste wettelijke termijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn op basis van onderstaande criteria. Een lopend geschil of concrete wettelijke verplichting kan reden zijn om een noodzakelijk deel langer en afgeschermd te bewaren.

Bij beëindiging verwijderen of anonimiseren wij gegevens die niet meer nodig zijn. Gegevens in back-ups kunnen nog gedurende de vastgelegde back-upcyclus aanwezig zijn. Die cyclus mag geen reden zijn voor onbeperkte bewaring of voortgezet dagelijks gebruik. U kunt de concrete termijn voor uw gegevens bij ons opvragen.

11. Beveiliging en incidenten

Wij moeten passende technische en organisatorische maatregelen treffen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Daaronder vallen passende toegangsbeperking, vertrouwelijkheid, onderhoud van systemen en veilige omgang met accounts en bestanden. De concrete beveiligingsafspraken voor beheerde klantomgevingen leggen wij vast bij de dienst.

Geen enkele beveiliging sluit ieder risico uit. Vermoedt u misbruik, een verkeerd verzonden bestand of een beveiligingsprobleem? Meld dit aan [email protected]. Stuur geen wachtwoorden of onnodige gevoelige gegevens mee.

Bij een datalek beoordelen wij de gevolgen en treffen wij passende maatregelen. Waar de wet dat vereist, melden wij het incident aan de toezichthouder en informeren wij de betrokken personen. Handelen wij als verwerker, dan informeren wij de verantwoordelijke volgens de wet en de gemaakte afspraken.

12. Uw rechten en hoe u een verzoek doet

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden heeft u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; dan stopt die verwerking voor dat doel. Verleende toestemming kunt u intrekken.

Stuur uw verzoek naar [email protected] en beschrijf waarop het betrekking heeft. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dat noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit uzelf een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij streven ernaar binnen 14 dagen op uw verzoek te reageren. Wij handelen uw verzoek zonder onnodige vertraging en in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst af. Als de complexiteit of het aantal verzoeken dat noodzakelijk maakt, kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten u dat binnen de eerste maand weten, met de reden.

Uw rechten zijn niet absoluut: een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen kunnen een beperking rechtvaardigen. Een weigering lichten wij toe. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos; alleen de wettelijke uitzonderingen voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen aanleiding geven tot kosten of weigering.

13. Geautomatiseerde besluiten en minderjarigen

Deze verklaring voorziet niet in uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor u. Als wij een verwerking willen invoeren waarvoor aanvullende informatie over geautomatiseerde besluitvorming of profilering verplicht is, informeren wij u daar vooraf over, inclusief de relevante werking, gevolgen en rechten.

Onze diensten richten zich op volwassen opdrachtgevers en organisaties. Ontvangen wij onnodig persoonsgegevens van minderjarigen, dan beperken of verwijderen wij die waar passend. Voor eventuele verwerking waarvoor toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger nodig is, gelden de wettelijke voorwaarden.

14. Klachten en wijzigingen

Heeft u een vraag of klacht over onze omgang met persoonsgegevens? Neem contact op via [email protected]. U heeft ook het recht rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde privacytoezichthouder. U hoeft niet eerst onze klachtenafhandeling af te wachten.

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of verwerking verandert. De versiedatum staat bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u aanvullend waar dat nodig is. Een nieuwe verklaring geeft ons niet vanzelf toestemming om bestaande gegevens voor een nieuw doel te gebruiken.